使えるだけじゃない!保守しやすいエクセルシートとは

一つのセルに計算式を詰め込まない

エクセルで計算式を入力するときに、一つのセルに計算式を詰め込んでいませんか?エクセルは複数の関数をネストして記述することができるため、複数の条件や計算式を詰め込みがちです。しかし、複数の条件文を一つのセルに詰め込むと、意図しない動作をしたときにすぐに原因をつかむことが困難になってしまいます。条件判断に使用するセルを用意し、その値によって処理を分岐させるというようにすると良いでしょう。条件判断に使用するだけのセルは非表示にすることで見た目もすっきりします。

今定数の数値でも変更に対応できるようにしておく

例えば消費税を自動計算するセルを作成するとき、税率を直接計算式に入れてしまうのは保守性を低下させる原因となります。税率を入力するセルを用意し、その値を参照して計算するようにしておくことで、将来税率が変更され、エクセルに対応が必要になった場合でも、税率を入力しておくセル1か所を変更するだけで済みます。一見定数のような数値でも、別セルに値を入れておくことで保守性が格段にアップします。計算式に使用する値のみをまとめたシートを別に用意するとさらに見やすくなります。

計算式を含むセルと入力用のセルを明確に

せっかく入力した計算式でも、利用者が計算式が入力されたセルということを知らずに値を手入力してしまっては無駄になってしまいます。手入力用のセルなのか、計算式が入力されている編集不可のセルなのかを明確にしておくことで、不意に計算式を消してしまうことが防げます。方法としては色分けしておくことや、入力エリアと計算式エリアを離しておく、手入力できないようにロックをかけてしまう等があります。利用者が見てわかるようにしておくことが重要です。

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